Les tâches répétitives s’exécutent sans vous
Les fichiers se traitent, les relances partent, les comptes rendus s’écrivent, les données se rangent. Vous ne faites plus la machine.
Sylvain Charbonnier, fondateur d’AiYOU
Vous n’avez pas besoin d’un projet.Vous avez besoin de récupérer du temps.
Je suis dirigeant. J’aide d’autres dirigeants de TPE et PME à faire tourner leur boîte plus vite, avec moins de charge mentale, grâce à l’IA et à l’automatisation. Sans coder, sans recruter, sans tout changer.
Ça vous parle ?
- La même information est saisie deux fois, parfois trois. Personne n’a le temps de s’en occuper.
- Vos équipes ont créé leurs propres fichiers Excel pour compenser ce que les outils ne font pas. Ça marchait au début.
- Les tâches, les alertes et les rendez-vous vivent dans les mails, les post-it et la tête de deux ou trois personnes.
- Vos meilleurs éléments passent leurs journées sur des choses que personne ne devrait faire à la main.
- Vous pilotez à l’instinct, parce que les chiffres partagés n’existent pas.
- Vous savez que l’IA peut vous aider. Vous ne savez pas par quoi commencer, ni qui appeler.
Rien de tout ça n’est un problème d’outil. C’est un problème d’organisation. Et ça se règle, par étapes, sans tout casser.
Ce qui change concrètement
L’information circule au lieu de dormir
Une information saisie une fois alimente tout le reste. Moins de mails, moins de réunions, moins de « tu peux me renvoyer le fichier ? ».
Vous pilotez sur des chiffres, pas sur des impressions
Un endroit unique où vous voyez la charge, les délais, les urgences et l’avancement. Les arbitrages deviennent plus simples.
Avec des outils simples et éprouvés. Sans développeur, sans DSI, et sans remplacer ce qui fonctionne déjà chez vous.
Ce que ça donne en vrai
Une PME industrielle
300 heurespar an récupérées
Des outils de gestion à bout de souffle, des fichiers Excel partout pour compenser, et des équipes noyées dans les micro-tâches.
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Avant
Des outils de gestion arrivés au bout de leur potentiel, qui encadraient l’activité plus qu’ils ne l’accompagnaient. Pour compenser, chacun avait construit ses fichiers et ses routines. Utiles au départ, devenus sources de doubles saisies et de frictions. Des équipes autonomes et impliquées, mais qui plafonnaient, noyées dans les micro-tâches. Une direction qui voulait piloter, sans indicateurs partagés.
Ce que j’ai fait
J’ai commencé par un diagnostic partagé, du terrain jusqu’au comité de direction, pour faire remonter les vraies frictions. Plutôt qu’un grand chantier lointain, des briques concrètes activables tout de suite : traitement des fichiers, comptes rendus de réunions, planification des ressources, intégration des données. Les équipes sont montées en compétence en même temps, pour distinguer ce qui mérite d’être automatisé de ce qui doit simplement être simplifié. Un projet CRM/ERP est prévu chez eux : ces briques font la jointure en attendant, au lieu d’attendre la migration les bras croisés.
Après
200 heures par an récupérées au commercial, 50 à l’administratif et aux RH, 50 en production. Des collaborateurs recentrés sur leur vraie valeur. Une adoption naturelle, parce que les solutions partaient de leurs besoins. Et une direction qui y voit clair pour arbitrer.
Une TPE de services
Une information saisie une fois alimente tout le reste
Des outils empilés les uns sur les autres, des dossiers papier pour tout recoller, et un suivi qui tenait dans la tête de deux personnes.
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Avant
Logiciels métier, notes, Trello, Excel, Outlook, et des dossiers papier pour synthétiser tout ça. Double saisie, informations dispersées, tâches, alertes et rendez-vous en mode post-it. Une dépendance à quelques collaborateurs capables de tout gérer de front, mais avec une forte charge mentale. Et un goulot d’étranglement qui limitait l’arrivée de nouveaux clients.
Ce que j’ai fait
J’ai clarifié les flux avant de déployer un outil simple et collaboratif, construit à partir des besoins des équipes. Un espace Notion pour le commercial, la technique et l’administratif : contacts, projets, interventions, tâches, commandes, tickets. Chaque personne a sa page, adaptée à ses missions. Des automatisations ciblées prennent en charge les qualifications, les notifications, les rappels et la distribution des tâches.
Après
Moins de charge mentale, moins de mails, moins de réunions : l’avancement s’actualise tout seul. Un tableau de pilotage qui regroupe l’activité, la charge, les délais et les urgences. Des rappels automatiques pour ne manquer aucune opportunité. Et des données enfin prêtes pour aller plus loin avec l’IA.
Un responsable d’établissements
Plus de 50 heuresrécupérées, et 5000 lignes traitées sans lui
Chaque facture décortiquée à la main, ligne par ligne, dans des tableurs, pour se conformer à la réglementation.
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Avant
Le détail de tous les achats saisi à la main dans un tableur, pour se conformer à la réglementation. Chaque facture décortiquée, chaque ligne recopiée. Un travail sans fin, sans valeur, et à risque d’erreur.
Ce que j’ai fait
Un scénario automatisé traite les nouveaux PDF déposés dans un dossier. Les factures sont lues, les bases de données se remplissent toutes seules.
Après
150 fichiers, plus de 5000 lignes, complétés sans lui. Plus de 50 heures récupérées pour des sujets qui comptent vraiment.
Une profession libérale
Moins de back-office, plus de temps facturable
Plusieurs heures par semaine passées sur l’administratif, autant de temps qui ne rentre pas.
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Avant
Plusieurs heures par semaine de back-office qui grignotent le temps facturable.
Ce que j’ai fait
J’ai structuré les données pour automatiser leur traitement : déclencheurs, alertes, synthèses et indicateurs de suivi. Puis la veille et l’envoi des lettres d’information, un pilotage financier pour suivre l’activité et anticiper, et un usage de l’IA structuré et contextualisé, dans le respect de la déontologie applicable et du RGPD.
Après
Moins de temps sur le back-office, plus de temps sur le cœur de métier. Des usages de l’IA plus concrets, mieux maîtrisés, et intégrés aux méthodes de travail.
Une méthode simple, parce que c’est comme ça que ça marche
- 01
On regarde
Je viens voir comment ça se passe vraiment, du terrain à la direction. Pas un audit de 40 pages : les frictions qui coûtent le plus cher, identifiées et priorisées.
- 02
On lance une première brique
On prend une friction, une seule, et on la règle. Un résultat visible en quelques semaines, pas en douze mois. Vos équipes le voient tout de suite.
- 03
On enchaîne
Une brique après l’autre, au rythme de la boîte. Chaque étape finance et justifie la suivante. Vous gardez la main, à tout moment.
Pas de big bang. Pas de projet qui traîne. Et je conçois et je déploie moi-même : vous n’avez pas une équipe de conseil en face de vous, vous avez quelqu’un qui construit.
Parlons de votre situation
Trente minutes suffisent pour y voir plus clair. Vous me racontez comment tourne votre boîte, je vous dis ce qui me saute aux yeux et ce qui serait le plus simple à régler en premier. Si ce n’est pas pour vous, je vous le dirai.
Pas de présentation commerciale, pas de devis à la fin de l’appel.