Ce que j’ai fait, et ce que ça a changé

Quatre missions, quatre situations différentes. Le point de départ, le travail réalisé, et ce que les dirigeants en ont retiré.

Une PME industrielle

300 heurespar an récupérées

Le point de départ

Une PME industrielle B2B qui s’appuyait sur des outils de gestion arrivés au bout de leur potentiel : difficiles à faire évoluer, ils encadraient l’activité plus qu’ils ne l’accompagnaient. Face à ces limites, chacun avait fait preuve d’ingéniosité. Pour pallier les fonctions manquantes, les collaborateurs avaient construit leurs propres fichiers Excel et leurs routines. Ces contournements, utiles au départ, étaient peu à peu devenus sources de redondances, de doubles saisies et de frictions. L’information restait cloisonnée entre services. Les équipes, dotées d’une vraie culture client et d’une belle autonomie, avaient malgré tout la sensation de plafonner et de se noyer dans les micro-tâches, au détriment du temps commercial. Côté direction, l’envie de piloter clairement se heurtait à l’absence d’indicateurs partagés.

Ce que j’ai fait

J’ai commencé par poser un diagnostic partagé, du terrain jusqu’au comité de direction, pour faire émerger les vraies frictions du quotidien. Plutôt qu’un grand chantier unique et lointain, j’ai privilégié une logique de briques concrètes, rapidement activables dans les services commerciaux, l’atelier et la logistique.

Étape par étape, j’ai construit des automatisations ciblées : traitement des fichiers, comptes rendus de réunions, planification des ressources, intégration des données du CRM.

J’ai aussi accompagné la montée en compétences des équipes, en bureautique et sur l’IA, en les aidant à distinguer ce qui mérite d’être automatisé de ce qui doit simplement être amélioré.

Enfin, j’ai contribué à structurer leur futur projet CRM/ERP en remontant les besoins du terrain. Les nouvelles solutions font la jointure avant la migration.

Ce que ça a changé

Les collaborateurs se recentrent sur leur cœur de métier : les tâches répétitives et à faible valeur sont automatisées ou simplifiées.
Du temps récupéré, 200 heures par an pour le commercial, 50 pour l’administratif et les RH, 50 en production. Le quotidien se désengorge et l’énergie se redirige vers la productivité et le développement.
Une adoption naturelle : parce que les solutions partent des besoins réels des équipes, elles s’intègrent sans forcer dans les habitudes.
Une direction qui y voit plus clair : les frictions sont objectivées, les priorités mieux arbitrées, la décision plus sereine.
Un rapport à l’IA transformé : d’un sujet théorique, elle devient un levier de progrès concret et quotidien. Elle ne remplace pas les collaborateurs, elle supprime leurs tâches parasites.

Une TPE de services B2B

Une information saisie une fois alimente tout le reste

Le point de départ

Un prestataire de services B2B qui empilait les outils sur son serveur pour gérer sa relation client : logiciels métier, notes, Trello, Excel, Outlook. Et des dossiers papier pour synthétiser tout cela. Conséquences : double saisie, informations dispersées, suivi en mode post-it, avec des tâches, des alertes et des rendez-vous éparpillés, sans vision d’ensemble ailleurs que dans la tête de quelques-uns. Au quotidien, une dépendance à des collaborateurs clés capables de gérer le multi-tâches, mais pas sans une forte charge mentale. Et un goulot d’étranglement qui limitait l’arrivée de nouveaux clients autant que l’accès à de nouvelles solutions d’automatisation et d’IA.

Ce que j’ai fait

J’ai clarifié les flux avant de déployer un outil simple et collaboratif, qui part des besoins des collaborateurs. Étape par étape, nous avons construit ensemble un espace Notion pour le commercial, la technique et l’administratif.

Un CRM de productivité, avec les contacts, les projets, les interventions, les tâches, les commandes et les tickets de SAV, où une information saisie une fois alimente tout le reste. Les données sont désormais prêtes pour accélérer avec l’IA.

Chaque opérateur dispose de sa page personnelle, adaptée à ses missions.

Des automatisations ciblées, qualifications, notifications, rappels, distribution des tâches, mails automatiques, accélèrent le travail de tous.

Ce que ça a changé

Moins de charge mentale : les alertes, les tâches et les rendez-vous ne sont plus éparpillés dans la messagerie. Fin de la bidouille entre Outlook, Excel et Trello.
Moins de mails : l’information se partage dans Notion au lieu de circuler en pièces jointes.
Une vision beaucoup plus claire de l’activité : un tableau de pilotage qui regroupe les états, la charge, les délais et les urgences au même endroit. Le CRM devient un véritable outil de partage de la connaissance et de suivi de la productivité.
Des rappels automatiques pour ne manquer aucune opportunité.
Moins de réunions : l’information est partagée, l’avancement des projets et des tâches s’actualise en continu.

Un responsable d’établissements

Plus de 50 heuresrécupérées, et 5000 lignes traitées sans lui

Le point de départ

Le détail de tous les achats saisi à la main dans un tableur, pour se conformer à la réglementation. Chaque facture était décortiquée et chaque ligne intégrée dans les tableurs. Rébarbatif au possible, sans valeur, et à risque d’erreur.

Ce que j’ai fait

Un scénario d’automatisation traite les nouveaux fichiers PDF déposés dans un dossier. Les factures sont lues par l’IA et les bases de données se remplissent automatiquement.

Ce que ça a changé

150 fichiers, plus de 5000 lignes, se complètent sans lui.
Plus de 50 heures de disponibilité retrouvées pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Une profession libérale

Moins de back-office, plus de temps facturable

Le point de départ

Plusieurs heures par semaine de back-office qui grignotent le temps facturable, et l’occasion d’installer de nouvelles habitudes dans l’organisation.

Ce que j’ai fait

Structuration des données pour automatiser leur traitement : déclencheurs, alertes, synthèses et indicateurs de suivi.

Outils de communication : veille permanente de l’information et solution d’envoi des lettres d’information.

Un usage de l’IA structuré, efficace et contextualisé au métier, dans le respect de la déontologie applicable et du RGPD.

Un pilotage financier pour suivre l’activité et anticiper.

Ce que ça a changé

Moins de temps consacré au back-office, plus de temps pour le cœur de métier.
Des usages de l’IA plus concrets, mieux maîtrisés et mieux intégrés dans les méthodes de travail.

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Trente minutes suffisent pour y voir plus clair. Vous me racontez comment tourne votre boîte, je vous dis ce qui serait le plus simple à régler en premier.

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